Une agence de voyage encaisse souvent l’argent de ses clients des semaines, voire des mois, avant le départ. Elle règle ses fournisseurs selon leurs propres échéances : la compagnie aérienne à l’émission du billet, l’hôtel à la confirmation ou juste avant l’arrivée, le transporteur après le voyage.
Résultat : sur un même dossier, l’argent entre et sort à des dates différentes, en plusieurs fois. Tant qu’il y a peu de dossiers, un tableur suffit. Au-delà, les questions s’accumulent : ce client a-t-il payé son solde ? Cet hôtel est-il réglé ? Combien reste-t-il réellement en caisse une fois les fournisseurs payés ?
Côté clients : acompte, solde et échéances
La plupart des agences demandent un acompte à la réservation, puis le solde avant le départ. Pour que ce fonctionnement reste lisible, chaque dossier doit afficher :
- le montant total facturé ;
- les paiements déjà reçus, avec leur date et leur mode (virement, carte, espèces…) ;
- le reste à payer ;
- la date limite du solde.
Une facture partiellement payée ne doit jamais disparaître dans la masse. Une liste des soldes à venir, triée par date de départ, permet de relancer au bon moment plutôt qu’à la dernière minute.
Côté fournisseurs : rattacher chaque règlement à un dossier
L’erreur la plus fréquente consiste à payer les fournisseurs « à part », depuis la banque, sans lien avec les dossiers. On finit par ne plus savoir si un hôtel a été payé deux fois, ou pas du tout.
La bonne pratique :
- pour chaque prestation achetée, un bon de commande au fournisseur, rattaché au dossier du client ;
- chaque règlement fournisseur enregistré sur ce bon de commande ;
- un statut clair : à payer, payé partiellement, payé.
Vous savez alors à tout moment ce que vous devez, à qui, et pour quel voyage.
La marge, dossier par dossier
Une fois les ventes et les achats rattachés au même dossier, la marge se calcule d’elle-même : ce que le client paie, moins ce que coûtent les prestations. C’est l’indicateur qui compte vraiment pour une agence, bien plus que le chiffre d’affaires.
Suivie dossier par dossier, elle permet de repérer les voyages peu rentables, les fournisseurs devenus trop chers ou les remises accordées un peu trop facilement.
La trésorerie : l’argent des clients n’est pas encore le vôtre
Les acomptes encaissés gonflent le solde bancaire, mais une partie de cet argent est déjà due aux fournisseurs. Pour piloter sereinement, distinguez :
- l’argent encaissé ;
- ce qui reste à payer aux fournisseurs sur les mêmes dossiers ;
- ce qui reste à encaisser auprès des clients.
Si vous avez plusieurs comptes ou plusieurs caisses (banque, caisse de l’agence, compte d’une succursale), enregistrez aussi les transferts de l’un à l’autre : c’est la seule façon que les soldes affichés correspondent à la réalité.
Une routine simple, chaque semaine
Vingt minutes par semaine suffisent pour garder la main :
- relancer les soldes clients qui arrivent à échéance ;
- vérifier les règlements fournisseurs à faire dans les quinze jours ;
- pointer les paiements reçus avec le relevé bancaire ;
- regarder la marge des dossiers partis la semaine précédente.
Comment ATHIX vous aide
Dans ATHIX, chaque réservation porte sa facture, les paiements du client et le reste à payer. Les achats aux fournisseurs passent par des bons de commande rattachés au dossier, avec leurs règlements, et la trésorerie suit vos comptes et les transferts entre eux. Découvrez le logiciel pour agence de voyage, consultez les tarifs ou demandez une démo.
